Perkembangan Manajemen Perkantoran

Dewasa ini kebutuhan informasi semakin berkembang sehingga kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya terbatas pada hal-hal seperti mendesain formulir, membuat prosedur kerja. pencatatan, pengarsipan, dan lain-lain. Kegiatan manajemen perkantoran semakin meluas seperti mengembangkan sistem prosedur yang terpadu, pengolahan data menjadi intbrmasi untuk keputusan-keputusan jangka panjang, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, Perkembangan manajemen perkantoran harus mencakup:

a.       Peningkatan efektivitas dan efisiensi prestasi kegiatan manajemen perkantoran secant

b.      menyeluruh dengan mengusahakan ketersediaan informasi yang berkualitas.

c.       Adanya upaya optimalisasi anggaran biaya yang disediakan

d.      Penyusunan sistem yang berlaku bagi seluruh organisasi.

Dengan menerapkan manajemen perkantoran pada setiap fungsi atau unit dalam perusahaan. maka fungsi atau unit tersebut bertugas mengelola agar informasi yang masuk dan keluar adalah informasi yang baik dan siap pakai, sehingga informasi yang diolah dan didistribusikan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang herkepentingan. Manajemen perkantoran memberikan informasi yang berkualitas dengan menggunakan sumber daya secara efisien sehingga manajemen dapat mengambil keputusan yang berkualitas. Dengan demikian, organisasi dapat bertahan dengan memberikan pelayanan terbaik kepada stakeholders organisasi tersebut.

Aktivitas Manajemen Kantor

Pekerjaan atau aktivitas manajemen perkantoran antara lain:

a. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa.

• Membuat sistem informasi manajemen serta prosedur kerja yang baik.
• Melaksanakan penyederhanaan kerja untuk mencapai efisiensi dan meningkatkan produktivitas.
• Membuat konsep surat, formulir, dan laporan.

·        Mengoordinasikan pekerjaan kantor dan non kantor.
b. Menentukan proses yang akan digunakan.

• Memilih mesin dan alat-alat yang mendukung kerja kantor
• Mengembangkan data processing.

·         Mendistribusikan informasi.

c. Mengelola sistem pencatatan dan pengarsipan

·     Merancang sistem pengarsipan yang baik.

·     Merancang sistem pencatatan untuk menelusuri arsip atau bukti tanda terima dan mem-ermudah kebijakan atasan, dan lain-lain.

d. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif.

• Memanfaatkan organisasi formal dan informal.
• Menciptakan hubungan kerja yang baik.
• Mengatur tata ruang kantor / office layout yang baik.
• Mengatur lingkungan kerja kantor yang baik.

e. Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi.
• Melakukan pengawasan dan pengendalian.
• Mengatur pelatihan pegawai dan memotivasi pegawai.
• Membuat program pengembangan informasi.

f. Mengukur dan mengevaluasi informasi.
• Membuat standar kantor.
• Mengatur office manual dan digital.
• Memelihara kualitas dan kuantitas kerja.
• Mcnyusun budget kantor.
• Mengatur biaya kantor.