Teknologisasi Administrasi pada Perkantoran Modern

Pendahuluan 

Teknologi informasi semakin memainkan peran yang sangat penting dan signifikan dalam manajemen perkantoran saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya pengguna di kalangan birokrasi dalam hal tata persuratan, kearsipan, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya bagi perkembangan manajemen pemerintahan jika peran sumber daya manusia tidak dioptimalkan.

Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer, manajemen dan teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah mengalami perkembangan yang sangat signifikan tapi harus diingat bahwa menggunakan teknologi komputer tetaplah harus diingat bahwa ia hanyalah alat, pernah dengar istilah "the man behind the Gun" tergantung siapa yang ada di belakannya; iya seperti pisau, komputer atau internet juga bermata dua bahkan lebih, ia bisa saja menjadi senjata yang ampuh bila digunakan dengan benar, tapi bisa juga jadi senjata untuk membunuh diri sendiri secara cepat atau perlahan. kita bebas memilihnya.

Dalam dunia birokrasi komputer atau internetisasi kelembagaan sangat penting saat ini, mengingat sangat membantu pimpinan dalam mengambil sebuah keputusan. Contohnya. Ketika pimpinan akan mengambil sebuah keputusan dan keputusan tersebut berpengaruh pada lembaga maka pimpinan harus mengumpulkan data-data untuk di analisa dan menyuguhkan data dalam waktu yang sangat singkat perlu kecepatan dan kecepatan itulah komputer atau internet sebagai solusi dalam penyuguhan data sesegara bagi pimpinan.

Dalam Organisasi tata pemerintahan pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).

Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep Otomomatisasi perkantoran berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa?).  

Otomatisasi Kantor
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk-produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.

Otomatisasi perkantoran (Office Automation) mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar kantor atau perusahaan.

Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua kantor atau perusahaan menerapkan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke pimpinan atau manajer yang berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.

Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem Office Automation informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lain.

Komunikasi Informasi dalam Office Automation menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, karena Office Automation dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis dalam kantor atau di luar kantor.

Office Automation tidak hanya melayani orang-orang di dalam kantor atau perusahaan saja, akan tetapi juga dengan orang lain di dalam lingkungan perusahaan. 

Gambar Model Office Automation sumber: CBIS Mc Leod, 2001 

Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih.

Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model Office Automation, akan dibagi dalam dua komponen utama yaitu komponen database dalam Office Automation dan komponen Aplikasi dalam Office Automation

Komponen database dalam OA Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi

 Mendapatkan data, yaitu dengan : 

o Mendokumentasikan setiap transaksi o Kejadiannya apa? 

o Kapan terjadinya? o Berapa banyak dan berapa nilainya? 

o Keterangan tentang transaksi

Memanipulasi data, yaitu dengan :
o Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
o Diurutkan
o Dihitung
o Ditotal 

Menyimpan Data
o Menggambarkan setiap transaksi
o Dalam bentuk database

Menyiapkan dokumen
o Terbentuk dalam kategori :
Berdasarkan jenis kejadiannya
Berdasarkan waktu kejadiannya

Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yang pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang database. Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan.

Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta media cadangan (backup) yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan.

Contoh tabel dalam suatu database dapat dilihat dalam contoh menggunakan Microsoft Excell berikut ini:

Gambar Tabel Barang





Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain, dapat diolah lagi menjadi informasi lain yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah masalah. Misalnya untuk menjawab berapa nilai penjualan Jenis Supra X, tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan didapatkan nilai penjualan. 

Gambar Tabel Penjualan, hasil hubungan Tabel Barang dan Tabel Harga

Komponen Aplikasi dalam Office Automation Aplikasi dalam Office Automation dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

Aplikasi-aplikasi dalam Office Automation adalah :
• Word processing
• Electronic and voice mail
• Computer calendaring
• Audio conferencing
• Video conferencing
• Computer conferencing
 • FAX
• Videotex
• Imaging
• Desktop publishing

Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis. 

Gambar Sistem Word Processor

Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.

Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-box atau folder disebuah mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya. 

Gambar System Voice Mail 

Gambar Sistem Electronic Mail 

Computer calendaring Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, komputer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).

Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut. 

Gambar Sistem Electronic Calendaring

Audio conferencing Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu. 

Gambar Sistem Audio Conferencing

Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan Chat Server. Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telpon (TELKOM).

Video conferencing Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah. 

Gambar Sistem Video Conferencing.

Pelaksanaannya dapat dengan cara :
o One-way video dan two-way audio
o One-way video dan audio
o Two-way video dan audio Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang mempunyai kemampuan audio visual.

Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, komputer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.

• FAX Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.

Videotex, Imaging dan Desktop publishing 
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
• Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.
 • Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
• Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

Kantor Maya
Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.

Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
• Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
• Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
• Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
• Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
• Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :
• Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.
• Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
• Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
• Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
• Menyediakan sumber daya komputer
• Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
• Menyediakan perlengkapan non komputer
• Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
• Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
• Membuat jadwal pertemuan reguler
• Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur

Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu :
• Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
• Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
• Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor
Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah Microsoft Office 2000, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office 2000.
Yang sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet. Program-program itu misalnya Internet Explorer dan Netscape Navigator.

Kesimpulan 
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.

Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain. Sistem informasi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan.

Contoh kasusnya adalah suatu perusahaan penerbitan surat kabar memiliki pegawai / wartawan yang tersebar di berbagai daerah untuk meliput kejadian-kejadian. Dengan tersebarnya pegawai / wartawan di berbagai daerah yang jaraknya jauh dari kantor redaksi maka dibutuhkan teknologi informasi agar berita kejadian yang sudah dicatat dapat segera disampaikan kepada redaksi. Untuk keperluan ini dibutuhkan perangkat komputer portabel, infrastruktur jaringan internet, website, dan perangkat-perangkat pendukung lainnya.

Daftar Pustaka
• Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001 (http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html ) • Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd edition, 1995.
 • Situs Terkait
 • http://www.myvirtualcorp.com/
• http://www.netopia.com/neb/
• http://www.wol.com
• http://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html
• *) Catatan :
• Dwi Eko Waluyo, adalah staff pengajar STMIK Dian Nuswantoro Semarang
• Makalah ini diseminarkan pada Lokakarya Pengembangan Alat dan Lab Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Semarang tanggal 25 Nopember 2000.

Profesionalisme PNS

Profesinalisme adalah sebuah kata yang sering kita dengar saat ini. Hampir di setiap aspek kehidupan, selalu didengungkan kata profesinalisme. Satu kata memiliki dampak yang begitu signifikan sehingga digunakan di setiap aspek dan setiap kesempatan yang ada. Tapi, untuk saat ini saya akan membahas tentang profesinalisme seorang pegawai negeri sipil atau yang sering disingkat PNS. PNS saat ini bukan merupakan bentuk pengabdian kepada bangsa dan negara tapi lebih menjurus pada sebuah profesi dimana sebuah profesi diharapkan dapat menjamin kehidupan, bagaimanapun hidup dan penghidupan adalah sebuah keharusan dalam hidup. Dulu dalam idialismee kenegaraan Pegawai negeri sipil merupakan sebuah panggilan itu kan dulu, tapi sekarang bila menjadi Pegawai negeri sipil diharapkan adanya rasa kenyamanan dalam bekerja. Dibandingkan bekerja di swasta sebagai Karyawan selalu dihantui was-was terlebih-lebih Karyawan yang berstatus Outshorsing. Bagimana dengan Pegawai negeri sipil walaupun gaji kecil dijamin pemerintah dan setiap tahun jaminan 10% kenaikan gaji adalah yang ditunggu-tunggu. Seorang PNS sebelum melamar menjadi calon PNS katanya akan mengabdi untuk kepentingan masyarakat sesuai sumpah PNS, tapi apakah sumpah PNS itu sudah dirasakan manfaatnya oleh masyarakat? kita perlu mengedarkan quisioner terlebih dahulu untuk bisa mengambil kesimpulan apakah pelayanan dari PNS saat ini sudah memenuhi harapan masyarakat atau tidak. seperti yang kita lihat kondisi yang sebenarnya terjadi di kehidupan kita saat ini. Seorang pegawai negeri sipil ada yang kita temukan sudah tidak lagi memegang sumpahnya untuk mengabdi dan melayani masyarakat. Ada pihak yang cenderung hanya memikirkan kepentingan pribadi, dan melupakan siapa yang sebenarnya harus mereka layani. Kita pasti pernah melihat bagaimana kita temukan ada pegawai yang melupakan apa sebenarnya hakikat menjadi seorang pegawai negeri sipil. Sebuah kondisi yang sebenarnya tidak harus terjadi. Tapi apakah dalam hal ini, sudah cukup kita hanya melihat dari sisi pegawai negeri sipil saja sehingga memang pantas kita salahkan atas tindakan nya tersebut? Apakah pantas kita langsung menghakimi mereka tanpa memberikan kesempatan untuk sebuah penjelasan yang mungkin menjadi salah satu penyebab terjadinya kondisi seperti itu? Beberapa pertanyaan itulah yang ingin saya bahas untuk saat ini. Sekarang, mari kita lihat langsung kondisi kehidupan pegawai negeri sipil secara umum, yang umumnya masih bekerja sebagai pelaksana, bukan mereka yang sudah memiliki jabatan atau pun pangkat yang tinggi. Mari kita coba jawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini, untuk bisa melihat dan memahami kondisi yang sebenarnya terjadi. Sudah perlukah aturan - aturan yang mengatur PNS itu sudah harus dirubah? Saat ini sedang santernya digembar gemborkan ASN. ASN merupakan istilah baru dalam sebutan PNS, dalam aturan ASN diarahkan bagaimana mempersiapkan PNS menjadi Profesionalisme dengan memangkas eselonisasi yang ada saat ini. nantinya dalam jabatan ASN kita mengenal 3 jenis jabatan antara lain: 1. Jabatan Eksekutif Senior (JES) 2. Jabatan Fungsional 3. Jabatan Administrator Dalama peraturan ASN ini yang merupakan inisiatif dari DPR yang merupakan salah satu Tupoksi dari Komisi II, kini sedang membahas beberapa kendala sekaligus mencari solusi bagaimana ASN ini bisa diterapkan karena pada ASN ini nantinya jabatan Fungsional diperbanyak dan jabatan Struktural diperkecil. Kelebihan lain dari ASN ini natinya Jabatan Sekda adalah jabatan karier tertinggi bagi seorang ASN dan harus mandiri tanpa pengaruh politik yang saat ini Sekda merupakan tangan kanan Bupati/Walikota dan kita rasakan saat ini semua kegiatan dipengaruhi oleh Politik termasuk karier seorang PNS. Saat ini sebelum ASN diberlakukan khususnya bagi PNS yang golongan II bahkan golongan III sekalipun untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan dasar ( basic need )masih berat. Kebutuhan ini sering kita kenal sebagai kebutuhan primer, mencakup kebutuhan akan pangan, sandang, dan papan. Dampak yang dirasakan langsung saat ini bagi PNS secara sederhana, seseorang akan berusaha memenuhi kebutuhan dasar nya terlebih dahulu daripada kebutuhan yang lain. Begitu juga pegawai negeri sipil, bila kebutuhan dasar nya belum semua terpenuhi dengan baik, maka wajar saja jika dia bekerja kurang profesional, karena masih ada celah yang harus lebih dulu dipenuhi yaitu kebutuhan dasar. Untuk memenuhi kebutuhan dasarnya, maka seorang pegawai negeri sipil pun dapat melakukan apa saja, baik dengan cara yang sesuai aturan maupun cara lain yang melanggar aturan. Celah seperti ini seharusnya terlebih dahulu dipenuhi, agar seorang pegawai negeri sipil pun setidaknya dapat bekerja dengan baik tanpa dibayang-bayangi rasa cemas akan kebutuhan dasar yang belum terpenuhi. Contohnya saja, seorang pegawai di bidang keuangan yang hanya memperoleh penghasilan yang tidak cukup memenuhi semua kebutuhan dasar nya. Di dalam melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan uang, wajar saja dia dapat menjadi tergoda untuk tidak bertindak secara profesional misalnya dengan melakukan tindakan yang dapat mendatangkan keuntungan pribadi bagi dia yang sebenarnya tidak sesuai aturan, yang dapat digunakan nya untuk memenuhi kebutuhan dasar nya. Kesimpulan nya adalah, untuk mendorong munculnya profesionalisme seorang pegawai negeri sipil, setidaknya penuhi dulu kebutuhan dasarnya. Setelah kebutuhan dasar dapat terpenuhi, kita pun mulai dapat berbicara tentang profesionalisme seorang pegawai negeri sipil. Bagaimana kondisi aturan dan hukum yang berlaku, apakah sudah adil? Profesionalisme juga mendapat pengaruh dari seberapa baik kah aturan dan hukum yang berlaku. Jika kondisi aturan yang jelas, hal ini dapat mendorong seorang pegawai negeri sipil untuk bertindak lebih profesional, walaupun sebenarnya dapat dikatakan bahwa dia bertindak seperti itu karena ada unsur paksaan dari hukum yang mengikat. Agar lebih baik, menurut saya bukan hanya dari segi aturan dan hukum yang jelas. Tetapi harus adanya keseimbangan antara hukum bersifat memaksa dan hadiah yang bersifat mendorong. Menurut saya, “sistem reward and punishment” harus disusun dengan sebaik mungkin dan dijalankan dengan baik pula, sehingga setiap pegawai negeri sipil mendapat dorongan dari dua arah. Dua arah yang saya maksud adalah: a.Reward(hadiah) merupakan insentif/ dorongan bagi pegawai negeri sipil untuk lebih meningkatkan profesionalitas nya apabila seorang pegawai negeri sipil benar-benar telah menjalankan profesionalisme seorang pegawai negeri sipil b.Punishment(hukuman) merupakan palang pintu terakhir untuk memaksa agar pegawai negeri sipil bertindak sesuai aturan yang ada. Istilahnya, punishment ibarat cambuk yang siap dipukulkan apa bila ada yang bertindak melanggar aturan yang ada Lebih baik lagi jika sistem reward and punishment lebih ditekankan kepada reward, karena hal ini dapat mendorong pegawai negeri sipil untuk bekerja secara efektif dan efisien, serta mendorong kreativitas yang lebih baik. Saya percaya, sebenarnya sumber daya manusia di Indonesia sudah cukup baik. Tetapi karena kondisi hukum yang sampai saat ini saya lihat masih jauh dari kata adil, maka hal ini mendorong sikap yang tidak profesional juga dari seorang pegawai negeri sipil, karena merasakan kekecewaan dari ketidakadilan baik dari sisi aturan maupun hukum yang berjalan. Kesimpulan: Perbaiki aturan dan hukum yang ada, jalankan sesuai dengan sistem yang telah dibuat. Berikan pula reward yang sepantasnya bagi setiap pegawai negeri sipil yang benar-benar menjalankan profesionalisme. Mudah-mudahan, cepat atau lambat, mereka semua dapat berubah menjadi pegawai negeri sipil yang profesional. Bagaimana kondisi para pemimpin di negara ini, apakah sudah menjadi teladan yang baik dan benar bagi bawahannya? Mari kita lihat kondisi para pemimpin di negara ini. Kalau saya sendiri melihat, ada banyak yang bertindak tidak layak dan tidak memberi teladan yang baik bagi bawahan nya. Wajar saja jika bawahannya juga menjadi tidak profesional, karena mereka berkaca kepada pemimpin mereka. Seandainya para bawahan tidak mengikuti yang dilakukan dan diinginkan pimpinan, besar kemungkinan mereka menjadi tidak dianggap di dalam sebuah lingkungan kantor, menjadi dikucilkan dan tidak mendapat apresiasi yang seharusnya diperoleh atas profesionalisme yang telah dijalankan nya dengan tetap melakukan yang benar dan tidak mau mengikuti sistem yang ada yang tidak berjalan dengan baik. Umumnya orang ingin mendapat apresiasi dari lingkungan di sekitarnya. Bagaimana mungkin kita mendapat apresiasi atas profesionalisme yang kita lakukan, sementara lingkungan di mana kita berada tidak menginginkan adanya profesionalisme. Profesionalisme justru dianggap menjadi sebuah hal yang tidak normal. Kesimpulan: Hendaknya para pemimpin di negara ini memberikan teladan yang baik dan menciptakan lingkungan yang benar-benar mengutamakan adanya profesionalisme. Bagaimana kondisi masyarakat dan cara masyarakat menanggapi profesionalisme seorang pegawai negeri sipil? Masyarakat kita begitu mengharapkan pegawai negeri sipil yang profesional dalam menjalankan tugas yang diemban. Profesionalitas yang diharapkan adalah di setiap bidang yang mereka kerjakan. Masyarakat menginginkan segala sesuatu dilakukan dan dikerjakan secara profesional. Tetapi, apa kah semua masyarakat mengharapkan hal yang sama? Mari kita lihat contoh sederhana yaitu dalam mengurus surat keterangan dari kantor Kelurahan. Kalau masyarakat yang menjunjung tinggi hal profesionalitas, maka masyarakat tersebut akan mengikuti segala tata cara dan peraturan yang berlaku dalam mengurus surat keterangan di Kantor Kelurahan. Tetapi tidak semua masyarakat memandang hal tersebut dengan cara yang sama. Sebagian masyarakat justru mendorong tindakan yang tidak profesional dilakukan oleh pegawai negeri sipil. Contoh nya adalah dengan meminta pihak dari kantor Kelurahan untuk mengurus surat keterangan agar segera diselesaikan walau sebenarnya belum bisa diselesaikan karena masih ada surat-surat yang belum lengkap. Untuk mencapai niatnya, maka masyarakat banyak yang tidak malu-malu untuk langsung menyampaikan uang sebagai insentif walau pun sebenarnya adalah pengganti dari kata uang sogokan. Pegawai negeri sipil juga dalam hal tersebut tidak boleh disalahkan, karena seorang pegawai negeri sipil pun punya kebutuhan yang harus dipenuhi. Jika kembali ke pertanyaan nomor satu, dan ternyata jawaban nya adalah bahwa kebutuhan dasar pegawai negeri sipil belum terpenuhi, maka jangan salahkan jika pegawai negeri sipil akan mengikuti cara permainan yang diinginkan oleh sebagaian masyarakat yang tidak menjunjung profesionalisme. Ibarat pepatah, “ Mana ada buaya yang menolak bangkai”. Dalam hal ini, kita dapat menggambarkan pegawai negeri sipil menjadi buaya karena sebenarnya dipaksa oleh kondisi bahwa dia masih harus memikirkan tentang kebutuhan dasar dari hidupnya. Kesimpulan : Untuk mendorong profesionalisme, maka kita selaku masyarakat pun harus ikut membangun iklim suasana yang benar-benar menjunjung profesionalitas. Jangan hanya selalu meminta pegawai negeri sipil untuk bertindak profesional, sementara masyarakat pun tidak bertindak secara profesional. Mari kita bersama-sama menciptakan suasana yang benar-benar mendukung terciptanya profesionalisme di lingkungan pegawai negeri sipil dengan mengajak seluruh elemen masyarakat untuk bertindak secara profesional pula. Sesungguhnya, bukannya kita tidak bisa untuk berubah, tetapi kita masih belum punya kemauan untuk berubah. Baiklah kita awali perubahan ke arah yang positif, dimulai dari hal yang paling sederhana dulu. Jika nanti kita telah terbiasa untuk bertindak positif yaitu secara profesional di lingkungan yang kecil, mudah-mudahan hal ini dapat meluas dan berdampak ke seluruh elemen di negara ini. Jangan hanya sekedar kata baik di mulut, tanpa ada langkah kongkrit untuk mencitptakan profesionalisme tersebut. Mari berubah ke arah yang lebih baik, demi masa depan Indonesia yang lebih baik.

Kelemahan bekerja di Kantor dengan sistem ruang terbuka

Bekerja sebagai karyawan di kantor mungkin memberi kenyamanan bagi sebagian besar orang. Tetapi, tanpa disadari, bekerja di kantor ternyata tak selamanya menguntungkan. Menurut sebuah studi terbaru, bekerja di kantor yang mengadopsi konsep modern dapat memperburuk kualitas otak dan menurunkan produktivitas. Kantor modern dengan suasana yang ramai ternyata dapat menurunkan kualitas kesejahteraan pekerja hingga 32 persen dan menurunkan produktivitas hingga 15 persen. Seperti yang terungkap dalam The Secret Life of Buildings, salah satu program yang ditayangkan di stasiun Channel 4, para ahli berpendapat bahwa konsep kantor tipe terbuka (open plan offices) yang banyak diadopsi saat ini justru merugikan karyawan. Kantor tipe seperti ini dapat memicu aktivitas yang tidak dikehendaki otak. Aktivitas yang "mengganggu" ini bisa muncul kapan saja saat karyawan menjalankan tugas. Dalam acara televisi tersebut dibuktikan bagaimana karyawan yang bekerja di kantor tipe terbuka mengalami serangkaian gangguan/distraksi yang memecah konsentrasi. Presenter yang juga kritikus arsitektur Tom Dyckhoff menjalani sebuah tes dengan cara menggunakan topi khusus yang mengukur gelombang otak ketika ia bekerja di kantor tipe terbuka. Kantor tipe open plan diperkenalkan pertama kalinya pada era 1950-an dan telah berkembang menjadi gaya perkantoran yang populer. Kantor ini didesain dengan harapan karyawan bisa bergerak dan berinteraksi secara bebas sehingga menjadi lebih kreatif dalam berpikir dan memecahkan masalah. "Tetapi, buktinya tidak seperti itu. Jika Anda sedang bekerja dan mendengar suara telepon di belakang, hal itu membuat konsentrasi Anda buyar. Meski Anda tidak sadar pada saat itu, tetapi otak tetap memberikan respons terhadap distraksi," ungkap Dr Jack Lewis, ahli saraf yang menggagas tes tersebut. Kantor-kantor bergaya modern, yang tidak mengizinkan dekorasi barang pribadi atau adanya tembok atau meja-meja, justru tidak membantu karyawan. Dr Craig Knight, psikolog dari Exeter University, mengatakan, kebebasan yang diberikan kepada karyawan untuk mendekorasi atau merancang ruangannya secara pribadi dapat meningkatkan kinerjanya di kantor. Perusahaan-perusahaan menyukai usulan memberikan ruang kecil untuk karyawan bekerja dan semuanya seragam tanpa adanya embel-embel yang tidak perlu. "Namun, dalam sebuah percobaan, para karyawan memberi respons yang lebih baik pada ruang yang telah ditambahkan dengan gambar-gambar dan tanaman. Jika mereka diberi kebebasan untuk mendekorasi ruangannya dengan barang mereka sendiri, itu akan meningkatkan kesejahteraan mereka hingga 32 persen dan produktivitas hingga 15 persen," terang Knight. Hal ini, lanjutnya, disebabkan karena mereka dapat melebur dengan lingkungan sekitarnya, merasa lebih nyaman, dan lebih berkonsentrasi.

Download Mengaji Al-Qur'a. 30 Juz

SISTIMATIKA PENULISAN KKP PADA DIKLAT PIM IV

HALAMAN JUDUL

HALAMAN PENGESAHAN I

HALAMAN PENGESAHAN II

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL

DAFTAR TABEL

DAFTAR LAMPIRAN

BAB I      PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Menjelaskan tentang alasan pemilihan judul

B.     Pokok Masalah

Menyebutkan permasalahan yang dihadapi dan merupakan masalah pokok.

C.     Metode Pengumpulan Data

-          Pengumpulan data primer dengan pengamatan langsung maupun dokumentasi

-          Pengumpulan data sekunder bersumber pada literatur

D.    Pengertian dan Lingkup Bahasan

Menjelaskan pengertian dari judul dan memberikan batasan mengenai masalah pokok.

E.     Alur Pikir

Menyajikan uraian singkat dan jelas dalam bentuk gambar/bagan.

F.      Sistematika Penulisan

Berisikan uraian singkat dan jelas tentang garis besar sajian setiap bab.

BAB II     KEADAAN SEKARANG

A.    Gambaran Umum

1.      Visi, Misi Unit Kerja

2.      Tugas Pokok, Uraian Tugas Unit Kerja Peserta (Eselon IV)

Menyajikan struktur tugas dan fungsi organisasi pada Instansi.

Jelaskan/uraikan  capaian kinerja saat ini dengan sumber organisasi (6 M yakni : man, money, machine, material, method, & market)

B.     Gambaran Khusus

1.      Program Kegiatan yang bermasalah yang perlu ditingkatkan kinerjanya secara deskriptif.

Memuat pemecahan masalah yang telah atau sedang berlangsung tetapi belum membawa hasil seperti yang diharapkan sehingga perlu diadakan peningkatan upaya pemecahan masalah sesuai dengan tugas dan fungsi tanggungjawab dan wewenang penulis.

2.      Gambaran Pencapaian Tingkat Kinerja Saat ini (Terukur disertai Indikator kalau ada atau dari lapotan tahunan)   

BAB III   KEADAAN YANG DIINGINKAN

A.    Gambaran Umum

Sasaran, Kebijakan operasional, Program dan Kegiatan yang tingkat Kinerjanya Ingin Ditingkatkan

Menyajikan gambaran umum secara kualitatif upaya pemecahan masalah yang seharusnya di masa yang akan datang.

B.     Gambaran Khusus

Memilih dan Menetapkan Program dan Kegiatan yang Ingin ditingkatkan Kinerjanya

Kerangka Pengukuran dan Indikator Kinerja yang Ingin Dipergunakan

Menyajikan gambaran terinci secara kualitatif/kuantitatif dalam gambaran umum.

BAB IV   MASALAH YANG DIHADAPI DAN PEMECAHANNYA

A.    Identifikasi dan Analisis Masalah

Mengemukakan pokok masalah dan penyebabnya, yang kemudian digambarkan pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif.

Tuliskan permasalahan yang dihadapi dengan logika sebab akibat secara naratif. Kemudian dengan menggunakan pertimbangan ” professional judgement” atau berdasarkan alat manajemen tertentu misalnya USG, Pareto dll, tetapkanlah prioritasnya.

Langkah selanjutnya adalah membuat pohon masalah dengan sekuens  seperti pada PKT tetapi  tidak perlu diberi keterangan: pernyataan negatif, masalah pokok dll.

B.     Sasaran yang akan Dicapai

Memuat rencana pelaksanaan yang meliputi sasaran dan kegiatan serta langkah-langkah pelaksanaan Pola Kerja Terpadu (PKT).

C.     Alternatif Pemecahan Masalah

D.    Langkah-langkah Tindakan yang Diambil

BAB V     KESIMPULAN

Intinya menjawab judul dan upaya pemecahan masalah.

      DAFTAR PUSTAKA

      LAMPIRAN

      1. Struktur Organisasi Instansi

      2. Deskripsi Tugas Pokok dan Fungsi Instansi

      3. Formulir Pengajuan Judul KKP

      4. Daftar Riwayat Hidup

      5. Peta Lokasi

      6. Foto

      5.dll.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A.   IDENTITAS PRIBADI

1.    Nama Lengkap                     :          

2.    NIP                                         :          

3.    Tempat/Tanggal Lahir         :          

4.   Alamat Rumah                     :          

5.    Instansi                                  :          

6.    Pangkat/Golongan              :          

7.    Jabatan                                  :          

B.   PENDIDIKAN FORMAL

1.    SD                  :                                               Lulus tahun …….

2.    SMP               :                                               Lulus tahun …….

3.    SMA               :                                               Lulus tahun ……

4.    Sarjana          :                                               Lulus tahun ……

5. dst.

C.   PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

1. Diklat Tenis ………………., Diselenggarakan……………., tanggal …….
2. …………………………………………..
3. dst.

     

D.   RIWAYAT PEKERJAAN

1.    CPNS di …………………                                       1987

2.    PNS di ……………………                                      1989

3.   Staff …………di ……………                                   ……..

4.   Kepala ……………………………..                …… - ……

5.   dst.

E.   KELUARGA

1.   Nama Isteri                :                      

            Pekerjaan

2.   Nama Anak               :

            Sekolah

Contoh: Formulir Pengajuan Judul KKP

 

PEMERINTAH KABUPATEN JEMBRANA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH Alamat : jalan Sorapati No. 01 Negara

PENGAJUAN JUDUL

KERTAS KERJA PERORANGAN (KKP)

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

ANGKATAN : ……

N a m a	:
N I P	:
Jabatan	:
Instansi	:
Nomor Absen	:	…../Diklatpim IV/…../200...

JUDUL  KKP RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA ………………………………………………………………………………………

Menyetujui, Pembimbing, …………………. NIP……………..		Negara, ……………… Yang Mengajukan, …………………. NIP……………..
Mengesahkan : a.n. Kepala Badan Diklat Provinsi Bali Kepala Bidang Diklat ……….. …………………. NIP……………..

 SEMINAR KERTAS KERJA PERORANGAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

I.        Urutan Presentasi Seminar

-     Dibagi secara urut sesuai urutan no. absen.

-     Buat tabel dengan tugas atau perannya dalam proses seminar.

-     Nama-nama di dalam tabel ditulis nama lengkap sesuai daftar absen.

-     Daftar tabel ini digandakan untuk pembimbing dan sejumlah peserta.

NO.	PENYAJI	MODERATOR	PEMBAHAS I	PEMBAHAS II
1.	1	3	4	5
2.	2	4	5	6
3.	3	5	6	7
...	...	...	...	...
...	...	...	...	...
...	...	...	...	...
...	...	...	...	...
...	...	...	...	...
...	...	...	...	...
10.	10	2	3	4

II.     Jumlah KKP yang Diperlukan untuk Seminar

-     4 buah, untuk Nara Sumber (Pembimbing), Pembahas I, Pembahas II, dan Penyaji

-     KKP tidak boleh di staples/dijilid, cukup pakai alat penjepit saja.

III.  Waktu

-     Waktu diatur oleh moderator.

-     Total waktu penyajian maksimal 20 menit; dengan perincian:

o   Penyaji 10 menit.

o   Pembahas I dan II masing masing 5 menit.

o   Klarifikasi dari penyaji 5 menit.

o   Floor dan Nara Sumber apabila waktu masih ada dan dimungkinkan memerlukan pembahasan lebih lanjut.

IV.  Peralatan Penyajian

-     Over Head Projector (OHP).

-     Over Head Transparant (OHT/ Plastik Transparan untuk OHP).

-     LCD; dengan catatan yang memakai LCD penyajiannya dibuat berurutan dan file sudah jadi satu dalam lap top yang sama, serta sehari sebelumnya lapor kepada panitia mohon disediakan LCD.

V.     Hal-hal yang Dipresentasikan

-     Rangkuman isi KKP yang dibuat dalam pointer-pointer, tabel, dan gambar.

-     Dengan materi sebagai berikut;

1.      Judul KKP (menerangkan tupoksi, isu aktual, dan latar belakang).

2.      Alur Pikir

3.      Pohon Masalah

4.      Pohon Sasaran

5.      Pohon Alternatif

6.      Matrik Rincian Kerja

7.      Contoh 1 buah Paket Kerja

8.      Rekapitulasi Biaya

9.      Kesimpulan

VI.  Ketentuan-ketentuan dalam seminar ini sebagai acuan persiapan yang dapat dikembangkan lebih lanjut oleh pembimbing masing-masing.